마감 전날 밤, 지원서 양식에 “PDF, 최대 2MB”라고 적혀 있는데 스캔한 파일은 14MB예요. 입사 지원, 학교, 비자, 각종 신청서 업로드 창에는 거의 항상 용량 제한이 있고, 메일도 큰 첨부 파일은 받아 주지 않아요. 다행히 너무 큰 PDF는 대부분 한두 가지 이유 때문이라서 몇 분이면 고칠 수 있어요.
이 글에서는 PDF가 무거워지는 이유, 화질을 가장 덜 잃는 순서, 그리고 제출 버튼을 누르기 전에 확인할 것들을 정리했어요. 여기 연결된 도구는 모두 브라우저 안에서 작동해서 신분증, 성적증명서, 서명한 서류가 기기 밖으로 나가지 않아요.
1. PDF가 왜 큰지 먼저 알아보기
문서 작성 앱에서 “PDF로 저장”으로 만든 PDF는 글자를 글자 그대로 담아요. 이런 페이지는 한 장에 20~100KB 정도인 경우가 많아요. PDF가 커지는 건 페이지가 그림일 때예요.
- 스캔한 페이지. 스캐너나 스캔 앱은 종이 한 장을 사진처럼 저장해요. 300dpi 컬러면 한 페이지가 1MB를 쉽게 넘어요.
- 휴대폰 사진으로 만든 PDF. 요즘 휴대폰 사진은 한 장에 3~5MB인 경우가 많아요. 여섯 장만 넣어도 20~30MB짜리 파일이 돼요.
- 문서 속 큰 이미지. 글 위주 문서라도 큰 사진이나 고해상도 로고가 들어 있으면, 페이지에서는 작게 보여도 원래 용량을 그대로 안고 가요.
간단한 확인법이 있어요. PDF에서 단어 하나를 드래그해 보세요. 선택이 안 되면 페이지 자체가 이미지(스캔)라서 압축 효과가 커요. 선택이 되는데도 파일이 크다면 범인은 문서 속 사진이에요. PDF 이미지 추출은 파일에 저장된 원래 픽셀 크기 그대로 모든 그림을 보여 줘서, 작은 썸네일 뒤에 숨은 4000픽셀짜리 사진을 찾아낼 수 있어요.
페이지당 대략적인 용량
A4나 레터 한 페이지를 JPG 방식 이미지로 저장했을 때의 대략적인 값이에요. 약속된 수치가 아니라 감을 잡기 위한 어림값이고, 실제 크기는 페이지에 잉크·색·사진이 얼마나 있는지에 따라 달라져요.
| 해상도 | 글 위주, 흑백 | 글 위주, 컬러 | 사진 위주 |
|---|---|---|---|
| 100dpi | 50~120KB | 80~200KB | 150~350KB |
| 150dpi | 100~250KB | 150~400KB | 300~700KB |
| 300dpi | 300~800KB | 0.5~1.5MB | 1~3MB |
여기에 페이지 수를 곱해 보면 제한에 거의 다 왔는지, 여러 단계를 거쳐야 하는지 금방 알 수 있어요.
2. 아무도 요구하지 않은 페이지 지우기
가장 손해 없이 줄이는 방법은 페이지를 통째로 빼는 거예요. 스캔본에는 단면 서류의 빈 뒷면, 포털에서 필요 없는 표지, 실수로 같이 스캔한 안내문이 섞여 있기 쉬워요. PDF 페이지 삭제에서 파일을 열고 지울 페이지를 클릭한 뒤 새 파일로 저장하세요. 원본은 그대로 남아요.
몇 쪽만 필요하다면 PDF 자르기에 “1-3, 7”처럼 페이지를 적는 편이 더 빨라요.
먼저 제출 안내를 다시 읽어 보세요. “성적증명서를 올려 주세요”가 뒷면의 성적 기준표까지 포함한 전체 페이지를 뜻할 때도 있어요.
3. PDF 압축하기
PDF 용량 줄이기는 모든 페이지를 최적화된 JPG로 다시 그려서, 원래 페이지 크기 그대로 새 PDF를 만들어요. 압축 정도는 세 가지 중에서 골라요.
- 약하게 — 화질 우선: 약 144dpi. 제한이 10MB이고 조금만 줄이면 될 때 좋아요.
- 보통 — 추천: 약 108dpi. 대부분의 편지, 신청서, 증명서에 충분해요.
- 강하게 — 가장 작게: 약 80dpi. 1~2MB처럼 빠듯한 제한용이에요. 작은 글씨를 꼭 확인하세요.
압축 전후 용량이 함께 표시돼요. 파일이 줄지 않으면(이미 글자만 있는 PDF에서 흔해요) 더 큰 파일 대신 원본을 정리한 사본을 저장해 줘요.
대신 페이지가 이미지가 되기 때문에, 압축한 파일에서는 글자를 선택하거나 검색할 수 없어요. 업로드 서류는 대부분 사람이 읽기만 하면 되지만, 나중에 검색 가능한 문서를 요구할 수도 있으니 원본은 꼭 보관하세요.
4. 색이 중요하지 않다면 흑백으로
스캔본 용량의 3분의 1 이상이 색 정보인 경우가 많아요. 흰 종이에 검은 글씨인 문서라면 PDF 흑백 변환으로 색을 빼세요. 해상도는 100·150·200·300dpi 중에서, 색조는 둘 중 하나를 골라요.
- **회색조(흑백)**는 부드러운 명암을 남겨서 도장, 서명, 사진이 알아볼 수 있게 남아요.
- **흑과 백(대비 강하게)**은 모든 점을 완전한 검정이나 흰색으로 바꿔요. 흐릿하고 누렇게 바랜 스캔은 또렷해지지만, 사진은 망가지고 연한 파란 도장이나 연필 표시는 사라질 수 있어요.
변환 전에 첫 페이지 미리보기를 볼 수 있어요. 색이 의미를 가지는 서류는 조심하세요. 컬러 직인, 빨간 “원본 대조필” 도장, 증명사진 같은 것들이요. 흑백이면 받아 주지 않는 기관도 있어요.
변환을 겹쳐 하지 마세요. PDF 압축과 PDF 흑백 변환은 둘 다 페이지를 이미지로 다시 그리고, 다시 그릴 때마다 글자가 조금씩 뭉개져요. 둘 다 원한다면 압축한 사본을 흑백으로 바꾸지 말고, 원본을 PDF 흑백 변환에 한 번만 100이나 150dpi로 넣으세요.
5. 파일을 여러 개 올릴 수 있다면 나누기
제한이 신청서 전체가 아니라 파일 하나당인 경우도 있어요. 포털에 “첨부 1”, “첨부 2” 칸이 따로 있다면 PDF 자르기로 “1-6”, “7-12” 같은 범위를 각각 PDF로 저장하거나, 페이지마다 따로 저장할 수 있어요. “홍길동_성적증명서_1of2.pdf”처럼 이름을 분명하게 붙여서 빠진 게 없다는 걸 심사자가 알 수 있게 하세요.
6. PDF를 만들기 전에 사진부터 줄이기
휴대폰 사진으로 PDF를 만든다면 사진을 먼저 손보세요. JPG → PDF 변환은 JPG와 PNG를 다시 압축하지 않고 그대로 PDF에 넣어요. 화질에는 좋지만 용량에는 불리하죠.
- 이미지 크기 조절로 줄이거나 이미지 용량 줄이기에서 최대 크기를 정하세요. 긴 쪽이 1600~2000픽셀 정도면 A4나 레터 한 장을 150dpi로 읽기에 충분해요.
- 이미지 용량 줄이기에서는 화질 70~80%로 시작하면 좋아요. 휴대폰 사진은 절반 넘게 줄어드는 경우가 많고, 덤으로 위치 정보도 지워져요.
- 줄인 사진을 JPG → PDF 변환에 넣고 A4나 레터를 고른 뒤 순서를 맞추세요.
PDF가 여러 개로 나뉘어 있다면 PDF 합치기로 먼저 하나로 합친 다음 압축하세요. 그래야 압축을 한 번만 해요.
예시: 14MB짜리 스캔 지원서
단계를 거치면 어떻게 줄어드는지 보여 주는 예시예요. 실제 숫자는 파일마다 달라요.
300dpi 컬러로 스캔한 12쪽짜리 지원서가 있다고 해 볼게요. 신청서 6쪽, 성적증명서 4쪽, 서명한 확인서 1쪽, 신분증 사진 1쪽이에요. 전체 14MB인데 포털은 2MB까지만 받아요.
- 페이지 삭제. 두 쪽이 빈 뒷면이에요. 지우면 10쪽, 약 11.5MB가 남아요.
- 압축. “보통 — 추천”으로 하면 300dpi에서 1MB가 넘던 페이지가 150~250KB 정도가 될 수 있어요. 10쪽이면 대략 2~2.5MB. 거의 다 왔지만 아직 넘어요.
- 다음 방법 고르기. 신청서와 성적증명서는 흑백이어도 되지만 신분증 사진은 컬러로 남겨야 해요. 그래서 원본을 나눠요. 1~9쪽은 PDF 흑백 변환에 100dpi로 넣고(전체 1MB 안팎이 될 수 있어요), 신분증 페이지는 따로 PDF 압축에 넣어요.
- 두 파일을 올리기. 포털이 파일 두 개를 받으면 그대로 올리고, 아니면 PDF 합치기로 다시 하나로 합친 뒤 2MB 아래인지 확인하세요.
제출 전 체크리스트
- 완성 파일을 열어 “창에 맞추기”가 아니라 100% 배율로 보세요. 가장 작은 글씨, 날짜, 신분증 번호가 읽히나요?
- 서명과 도장이 그대로 보이나요?
- 페이지 순서가 맞고 필요한 페이지가 다 있나요?
- 제한보다 10% 이상 여유가 있나요? 1MB를 1,000,000바이트로 세는 사이트도, 1,048,576바이트로 세는 사이트도 있어요.
- 메일이라면 첨부 제한보다 넉넉히 작나요? 첨부 파일은 보낼 때 인코딩되면서 3분의 1쯤 커져요.
- 파일 이름이 분명하고, 일부 포털이 거부하는 공백이나 특수문자가 없나요?
- 원래 고화질 파일을 따로 보관했나요?
흔한 실수
- 빈 페이지 두 장만 지우고 “보통 — 추천”으로 압축하면 됐을 일을 처음부터 “강하게”로 압축하기
- 압축한 파일을 다시 압축하고 또 압축해서 글자가 뿌옇게 되기
- 사진, 연한 도장, 파란 잉크 서명이 있는 페이지에 “흑과 백(대비 강하게)” 쓰기
- “페이지에 맞추기” 크기로만 확인해서 흐릿한 걸 못 보기
- “혹시 몰라서” 600dpi로 스캔하기. 일반 문서는 150~200dpi면 보통 충분해요
- 원본을 덮어써서 기관이 더 선명한 사본을 달라고 할 때 돌아갈 파일이 없기
FAQ
압축했는데도 PDF가 여전히 커요. 왜 그런가요?
대개 처음부터 큰 이미지로 이루어진 파일이 아니라서 줄일 게 별로 없는 거예요. 글자가 선택되는지 확인하고, PDF 이미지 추출로 안을 들여다보세요. 큰 사진 한 장이 문제라면 원래 문서에서 그 사진을 줄인 뒤 PDF로 다시 내보내세요.
압축하거나 흑백으로 바꾼 PDF도 기관에서 받아 주나요?
대부분의 포털은 페이지가 빠짐없이 다 있고 읽을 수 있는지만 봐요. 안내에 “컬러 스캔”이나 “원본 화질”을 요구한다면 그대로 따르고, 흑백 대신 페이지 삭제나 나누기를 쓰세요.
압축한 뒤에 글자를 다시 검색 가능하게 만들 수 있나요?
이 도구들로는 안 돼요. 압축하거나 흑백으로 바꾼 파일은 페이지를 이미지로 저장하거든요. 그래서 글자 정보가 남아 있는 원본을 꼭 보관해야 해요.
이 도구를 쓰면 서류가 서버에 올라가나요?
아니요. 압축, 변환, 나누기, 페이지 삭제가 모두 브라우저 안에서 이뤄져서 개인 서류가 내 기기 밖으로 나가지 않아요.
