締め切りの前日の夜、応募フォームには「PDF、最大2MB」とあるのに、スキャンしたファイルは14MB。就職活動、学校、ビザ、各種給付の申請フォームにはほぼ必ず容量制限があり、メールも大きな添付ファイルは受け付けてくれません。でも安心してください。大きすぎるPDFは、たいてい1つか2つの原因によるもので、数分で直せます。
このガイドでは、PDFが重くなる理由、画質をなるべく落とさない対処の順番、そして送信ボタンを押す前の確認方法を説明します。ここで紹介するツールはすべてブラウザの中で動くので、身分証や成績証明書、署名した書類が端末の外に出ることはありません。
1. PDFが大きい理由を調べる
文書作成アプリの「PDFとして保存」で作ったPDFは、文字を文字のまま保存します。こうしたページは1枚20〜100KB程度のことが多いです。PDFが大きくなるのは、ページが「画像」になっているときです。
- スキャンしたページ。 スキャナーやスキャンアプリは、紙1枚を写真のように保存します。300dpiのカラーなら、1ページで1MBを超えるのも珍しくありません。
- スマホの写真から作ったPDF。 最近のスマホ写真は1枚3〜5MBほどあります。6枚入れるだけで20〜30MBのファイルになります。
- 文書に埋め込まれた画像。 文字中心の文書でも、大きな写真や高解像度のロゴが入っていると、ページ上では小さく見えても元の容量をそのまま抱えています。
簡単な見分け方があります。PDFの中の単語をなぞって選択してみてください。選択できなければページ自体が画像(スキャン)なので、圧縮がよく効きます。選択できるのにファイルが大きいなら、原因は埋め込まれた写真です。PDF 画像 抽出を使うと、ファイルに保存されている元のピクセルサイズのまま画像を一覧できるので、小さなサムネイルの裏に隠れた4000ピクセルの写真を見つけられます。
1ページあたりのおおよその容量
A4またはレターサイズ1ページをJPG形式の画像として保存したときの目安です。保証された数値ではありません。実際の大きさは、ページ上の文字量、色、写真の多さで変わります。
| 解像度 | 文字中心・白黒 | 文字中心・カラー | 写真が多い |
|---|---|---|---|
| 100dpi | 50〜120KB | 80〜200KB | 150〜350KB |
| 150dpi | 100〜250KB | 150〜400KB | 300〜700KB |
| 300dpi | 300〜800KB | 0.5〜1.5MB | 1〜3MB |
これにページ数をかければ、制限まであと少しなのか、いくつも手順が必要なのかがすぐにわかります。
2. 求められていないページを削除する
いちばん損をせずに減らせるのは、ページを丸ごと削ることです。スキャンには、片面書類の白紙の裏面、ポータルでは不要な表紙、うっかり一緒にスキャンした説明書きなどが混ざりがちです。PDF ページ削除でファイルを開き、消したいページをクリックして新しいファイルとして保存しましょう。元のファイルはそのまま残ります。
必要なのが数ページだけなら、PDF 分割に「1-3, 7」のように入力するほうが早いです。
その前に、提出の案内をもう一度読んでください。「成績証明書をアップロード」が、裏面の評価基準まで含めた全ページを意味することもあります。
3. PDFを圧縮する
PDF 圧縮は、すべてのページを最適化したJPGとして描き直し、元のページサイズのまま新しいPDFを作ります。圧縮レベルは3つから選びます。
- 弱 — 画質優先: 約144dpi。制限が10MBで、少しだけ軽くしたいときに。
- 標準 — おすすめ: 約108dpi。たいていの手紙、申請書、証明書はこれで十分です。
- 強 — いちばん小さく: 約80dpi。1〜2MBのような厳しい制限向けです。小さな文字を必ず確認してください。
圧縮前と圧縮後の容量が並んで表示されます。小さくならない場合(もともと文字だけのPDFによくあります)は、大きなファイルを作る代わりに、元のファイルを整理したコピーを保存します。
注意点として、ページが画像になるため、圧縮後のPDFでは文字の選択や検索ができません。アップロード書類の多くは人が読めれば十分ですが、あとで検索できる文書を求められることもあるので、元のファイルは必ず残しておきましょう。
4. 色が不要なら白黒にする
スキャンの容量の3分の1以上が色の情報ということもよくあります。白い紙に黒い文字の書類なら、PDF 白黒 変換で色を抜きましょう。解像度は100・150・200・300dpiから、色調は2種類から選べます。
- グレースケール(白黒) はやわらかい濃淡を残すので、印鑑、署名、写真も見分けられます。
- 白黒2値(コントラスト強め) はすべての点を真っ黒か真っ白にします。薄く黄ばんだスキャンはくっきりしますが、写真はつぶれ、薄い朱肉や鉛筆の書き込みは消えることがあります。
変換前に1ページ目のプレビューを確認できます。色に意味がある書類には注意してください。朱色の印鑑、赤い「原本証明」のスタンプ、証明写真などです。白黒だと受け付けない窓口もあります。
変換を重ねないでください。 PDF 圧縮もPDF 白黒 変換も、ページを画像として描き直します。描き直すたびに文字は少しずつにじみます。両方したいときは、圧縮したコピーを白黒にするのではなく、元のファイルをPDF 白黒 変換に100か150dpiで1回だけかけましょう。
5. 複数ファイルを出せるなら分割する
制限が申請全体ではなく、1ファイルごとの場合もあります。ポータルに「書類1」「書類2」のような欄があるなら、PDF 分割で「1-6」「7-12」のような範囲を別々のPDFに保存したり、1ページずつ保存したりできます。「Yamada_成績証明書_1of2.pdf」のようにわかりやすい名前を付けて、抜けがないことが担当者に伝わるようにしましょう。
6. PDFを作る前に写真を小さくする
スマホの写真からPDFを作るなら、先に写真を整えましょう。JPG PDF 変換は、JPGやPNGを再圧縮せずにそのままPDFに入れます。画質には有利ですが、容量には不利です。
- 画像 サイズ変更で小さくするか、画像 圧縮で最大サイズを指定します。長い辺が1600〜2000ピクセルあれば、A4やレター1枚を150dpi相当で読むには十分です。
- 画像 圧縮では、画質70〜80%から始めるのがおすすめです。スマホ写真は半分以下になることが多く、位置情報も消えます。
- 小さくした写真をJPG PDF 変換に入れ、A4かレターを選んで順番を整えます。
PDFが何個かに分かれているなら、PDF 結合で先に1つにまとめてから圧縮しましょう。圧縮が1回で済みます。
例:14MBのスキャンした応募書類
手順を重ねるとどう変わるかを示す例です。実際の数値はファイルによって異なります。
300dpiのカラーでスキャンした12ページの応募書類があるとします。申請書6ページ、成績証明書4ページ、署名した確認書1ページ、身分証の写真1ページ。合計14MBで、ポータルの上限は2MBです。
- ページ削除。 2ページは白紙の裏面です。削除すると10ページ、約11.5MBになります。
- 圧縮。 「標準 — おすすめ」にすると、300dpiで1MBを超えていたページが150〜250KBほどになることがあります。10ページでおよそ2〜2.5MB。あと少しですが、まだ超えています。
- 次の手を選ぶ。 申請書と成績証明書は白黒でかまいませんが、身分証の写真はカラーのままにしたいところです。そこで元のファイルを分けます。1〜9ページはPDF 白黒 変換に100dpiでかけ(合計1MB前後になることがあります)、身分証のページだけPDF 圧縮にかけます。
- 2つのファイルをアップロード。 ポータルが2ファイル受け付けるならそのまま提出し、だめならPDF 結合で1つに戻して、2MB未満か確認します。
送信前のチェックリスト
- 完成したファイルを開き、「ウィンドウに合わせる」ではなく100%表示で見てください。いちばん小さな文字、日付、身分証の番号が読めますか?
- 署名や印鑑ははっきり見えますか?
- ページの順番は正しく、必要なページがそろっていますか?
- 制限より10%以上の余裕がありますか? 1MBを1,000,000バイトと数えるサイトも、1,048,576バイトと数えるサイトもあります。
- メールなら、添付の上限より十分小さいですか? 添付ファイルは送信時の変換で3分の1ほど大きくなります。
- ファイル名はわかりやすく、ポータルによってはエラーになる空白や記号が入っていませんか?
- 元の高画質ファイルを保存してありますか?
よくある失敗
- 白紙を2ページ消して「標準 — おすすめ」で圧縮すれば足りたのに、いきなり「強」で圧縮する
- 圧縮したファイルをさらに圧縮し、文字がぼやけるまで繰り返す
- 写真、薄い印鑑、青インクの署名があるページに「白黒2値」を使う
- 「ページに合わせる」表示でしか確認せず、にじみに気づかない
- 「念のため」600dpiでスキャンする。普通の書類なら150〜200dpiで十分なことがほとんどです
- 元のファイルを上書きしてしまい、窓口から鮮明なコピーを求められたときに戻れない
よくある質問
圧縮してもPDFが大きいままなのはなぜですか?
多くの場合、もともと大きな画像でできたファイルではないので、削れる部分が少ないのです。文字が選択できるか確かめ、PDF 画像 抽出で中身を見てみましょう。大きな写真1枚が原因なら、元の文書でその写真を小さくしてからPDFに書き出し直してください。
圧縮や白黒にしたPDFでも受け付けてもらえますか?
ほとんどのポータルは、ページがそろっていて読めるかどうかしか見ていません。案内に「カラーでスキャン」「原本の画質」とある場合はそれに従い、白黒ではなくページ削除や分割で対応しましょう。
圧縮したあとで、文字を検索できる状態に戻せますか?
これらのツールではできません。圧縮や白黒変換をしたファイルは、ページを画像として保存しているからです。文字情報が残っている元のファイルを必ず保管しておきましょう。
ツールを使うと書類がアップロードされますか?
いいえ。圧縮、変換、分割、ページ削除はすべてブラウザの中で行われるので、個人の書類が自分の端末の外に出ることはありません。
