입금이 늦어지는 건 대개 고객이 까다로워서가 아니에요. 청구서가 엉뚱한 메일함으로 갔거나, 지급 기한이 분명하지 않았거나, 경리 담당자가 꼭 필요로 하는 발주 번호가 빠져 있었던 경우가 많아요. 깔끔한 청구서 한 장이 돈 안 들이고 빨리 입금받는 가장 좋은 방법이에요.
이 글은 한 달에 몇 곳 정도 청구서를 보내는 프리랜서와 소상공인을 위한 안내서예요. 끝까지 따라 하면 번호 매기는 규칙, 질문이 나오기 전에 답해 주는 청구서, 바로 보낼 수 있는 PDF, 입금이 안 될 때 쓸 정중한 대응 순서까지 갖추게 돼요.
준비물
- 청구서 템플릿. 청구서 템플릿 모음에서 모두 볼 수 있어요
- 템플릿을 채울 스프레드시트나 문서 작성 앱, 그리고 그 앱의 “PDF로 저장” 또는 “PDF로 내보내기” 기능
- 합의한 금액, 고객의 청구 정보, 받은 발주 번호가 있다면 그 번호
- 아래 PDF 도구를 쓸 브라우저 (기기 안에서 작동해서 아무것도 업로드되지 않아요)
1. 내가 돈을 받는 방식에 맞는 템플릿 고르기
- 시간제와 정액 작업이 섞여 있다면: 프리랜서 청구서는 줄마다 날짜, 작업, 시간, 단가를 적고 선금과 잔금을 알아서 계산해 줘요. 정액 작업은 시간 칸에 1, 단가에 전체 금액을 넣으면 돼요. 한국어판에는 원천징수(3.3%) 계산 칸과 입금 계좌 칸도 있어요. 내 경우에 적용되는지는 지역 규정을 확인하세요.
- 시간제 작업인데 시작 시간이 매번 다르다면: 시간제 인보이스(근무 시간 기록 포함)는 시작·종료 시간을 넣으면 무급 휴식을 빼고 계산하고, 자정을 넘긴 작업도 처리해요. 시급이 오르면 칸 하나만 바꾸면 돼요.
- 수식보다 직접 입력이 편하다면: 청구서 양식 워드는 공급자·공급받는자, 품명별 공급가액·세액, 입금 계좌가 정리된 한 장짜리 문서예요. 워드는 표 합계를 자동으로 계산하지 않으니 합계 칸은 직접 더해서 채우세요.
내 정보를 한 번만 채워서 빈 원본으로 저장해 두세요. 새 청구서는 매번 그 원본을 복사해서 시작하면 돼요.
2. 고객사 경리 담당자가 필요한 정보 모두 넣기
청구서를 승인하는 사람은 나와 일한 담당자가 아닌 경우가 많아요. 처음 보는 사람이 읽어도 바로 처리할 수 있게 써야 해요. 제대로 된 청구서에는 이런 게 들어가요.
- “청구서(Invoice)“라는 제목과 겹치지 않는 청구서 번호
- 발행일과 지급 기한, 둘 다 실제 날짜로
- 내 이름이나 상호, 주소, 연락용 이메일
- 고객의 법인명이나 상호, 청구 주소, 담당자 이름
- 고객이 준 발주 번호나 참조 번호
- 품목: 무엇을 했는지, 수량이나 시간, 단가, 금액
- 소계, 세금(해당하면), 이미 받은 선금, 남은 청구 금액과 통화
- 지급 방법: 계좌 정보나 결제 링크, 입금할 때 적을 참조 문구
사업자 등록 번호나 정해진 문구처럼 추가로 넣어야 하는 항목이 있는 곳도 있어요. 첫 청구서를 보내기 전에 지역 규정을 확인하고, 필요한 칸을 원본에 미리 넣어 두세요.
예를 들어 볼게요. 디자이너가 카페에 로고 작업을 청구하는데, 작업 시작 때 선금을 받은 경우예요.
| 품목 | 수량 | 단가 | 금액 |
|---|---|---|---|
| 로고 리뉴얼 (정액) | 1 | 1,200,000 | 1,200,000 |
| 메뉴판 디자인 | 3 | 150,000 | 450,000 |
| 포함된 2회 이후 추가 수정 (시간) | 3.5 | 60,000 | 210,000 |
| 소계 | 1,860,000 | ||
| 선금 수령 (2026년 10월 6일) | −600,000 | ||
| 청구 잔액 (원) | 1,260,000 |
세 번째 줄을 보세요. “포함된 2회 이후”라고 써 두면 “수정비를 왜 내야 하죠?”라는 질문이 나오기 전에 답이 돼요. “디자인 용역”처럼 뭉뚱그린 설명보다 구체적인 설명이 승인도 빨라요.
3. 잃어버리지 않게 번호 매기기
연도와 일련번호를 붙여요. 2026-001, 2026-002 … 2026-014. 2026-014는 2026년에 보낸 열네 번째 청구서라는 뜻이에요. 어느 폴더에서든 순서대로 정렬되고, 연말 정리도 훨씬 쉬워져요.
- 번호는 다시 쓰지 않아요. 취소한 청구서도 번호는 남겨 두고 “취소”라고 표시해요.
- 이미 보낸 청구서는 고치지 않아요. 잘못된 게 있으면 새 번호로 수정 청구서나 감액 청구서를 내고, 어떤 청구서를 대신하는지 고객에게 알려 주세요(방식은 지역마다 다르니 지역 규정을 확인하세요).
- 청구서에 적은 번호를 파일 이름에도 똑같이 넣어요.
4. 지급 기한과 지급 조건 분명히 하기
지급 조건은 고객이 언제까지 돈을 보내야 하는지 알려 줘요. 해외 고객과 일하면 영어 표현도 자주 보게 돼요.
- 즉시 지급 (Due on receipt): 받는 즉시 지급. 작은 단건 작업에 좋아요.
- 발행일로부터 14일 (Net-14): 청구서 발행일로부터 14일 안에 지급. 프리랜서에게 무난한 기본값이에요.
- 발행일로부터 30일 (Net-30): 30일 안에 지급. 한 달에 한 번 몰아서 지급하는 큰 회사에서 흔해요.
조건 옆에는 꼭 실제 날짜를 같이 적으세요. 예: “발행일로부터 14일, 2026년 11월 18일까지”. “14일 이내”만 적으면 고객이 날짜를 직접 세야 하고, 메일을 연 날부터 세는 사람도 있어요. 우리 엑셀 청구서 중에는 지급 조건만 고르면 지급 기한이 자동으로 채워지는 것도 있어서 발행일만 입력하면 돼요.
조건은 일을 시작하기 전에, 되도록 견적서에서 합의하세요. 큰 프로젝트라면 시작 전에 선금(보통 30~50%)을 받고, 위 예시처럼 최종 청구서에 한 줄로 빼 주세요. 연체료를 받고 싶다면 미리 서면으로 합의하고, 내가 일하는 곳에서 허용되는지도 확인하세요.
5. PDF로 저장하고, 파일 이름 잘 짓고, 보내기
편집 가능한 원본 파일이 아니라 PDF로 보내세요. PDF는 어느 기기에서나 똑같이 보이고 실수로 바뀔 일이 없어요.
파일 이름은 다른 사람의 다운로드 폴더에서도 알아볼 수 있게 지어요.
청구서_2026-014_조미나디자인_하버카페.pdf
메일은 짧게 쓰고, 중요한 정보는 제목에 넣어요.
제목: [청구서 2026-014] 하버카페 로고 작업 – 11월 18일 지급 기한
안녕하세요, 김샘 님.
로고 리뉴얼과 메뉴판 작업에 대한 청구서 2026-014를 첨부해 드려요. 선금을 뺀 잔액은 1,260,000원이고, 2026년 11월 18일까지 입금 부탁드려요. 입금 정보는 청구서 아래쪽에 있고, 입금자명 옆에 2026-014를 적어 주시면 확인이 빨라요.
함께 작업할 수 있어서 즐거웠어요. 감사합니다. 조미나 드림
고객이 알려 준 청구서 담당 주소로 보내고, 같이 일한 담당자를 참조에 넣으세요. 누가 청구서를 처리하는지 모르겠다면, 늦어진 뒤가 아니라 보내기 전에 물어보세요.
6. 서명, 근무 시간표 첨부, 입금 후 영수증까지
서명. 대부분의 청구서는 서명이 없어도 되지만, 서명을 요구하는 고객이나 대행사도 있어요. PDF 서명에서 마우스나 손가락으로 서명을 그리거나 이름을 손글씨체로 입력해 페이지에 놓을 수 있어요. 서명 그림을 넣는 방식이라 인증서 기반 전자서명은 아니에요.
근무 시간표와 첨부 자료. 시간제 작업이라면 근무 시간을 증명하는 자료를 붙이세요. 시간 기록이나 근무 시간표를 PDF로 저장한 다음 PDF 합치기에서 청구서와 합치고, 청구서를 맨 앞에 두세요. 스캔한 영수증까지 합쳐서 메일로 보내기엔 너무 커졌다면 PDF 용량 줄이기로 줄일 수 있어요. 압축하면 페이지가 이미지로 바뀌니 원본도 꼭 보관하세요.
입금이 확인되면. 고객이 지급 증빙을 원하면 영수증 양식 엑셀로 영수증을 보내 주세요. 한국어판은 금액을 넣으면 「일금 ○○원정」이 자동으로 표시돼서 인쇄해 도장을 찍어 드리기 좋아요. 아니면 청구서 사본을 하나 만들어 PDF 워터마크 넣기로 “입금 완료 2026.11.15”를 찍어 보내도 돼요. 도장 없는 원본은 내 기록용으로 남겨 두세요.
7. 늦은 입금은 정중하게 독촉하기
청구서를 보내는 날 지급 기한을 달력에 적어 두세요. 기한이 지나면 정해진 순서대로 연락해요.
- 하루 지났을 때: 가벼운 확인 메일(아래 예시). 대부분 여기서 해결돼요.
- 7일 지났을 때: 같은 메일 스레드에 답장으로, 승인이 늦어지는 이유가 있는지 물어보세요. 짧은 통화를 제안해도 좋아요.
- 14~30일 지났을 때: 합의한 조건을 언급하며 조금 더 단호하게. 입금될 때까지 새 작업은 잠시 멈추세요.
제목: [확인 요청] 청구서 2026-014 지급 기한(11월 18일) 관련
안녕하세요, 김샘 님.
청구서 2026-014(1,260,000원)의 지급 기한이 어제여서 확인차 연락드려요. 혹시 메일이 묻혔을까 봐 다시 첨부해 드려요. 입금 예정일을 알려 주시거나, 처리에 발주 번호처럼 더 필요한 게 있으면 말씀해 주세요.
감사합니다. 조미나 드림
독촉 메일에도 항상 PDF를 다시 붙이고 정확한 금액과 번호를 적으세요. 그래야 받은 사람이 그대로 지급 담당자에게 전달할 수 있어요.
흔한 실수
- 실제 날짜 없이 “30일 이내”만 적기
- PDF가 아니라 편집 가능한 파일을 보내기
- “10월 작업분”처럼 두루뭉술한 품목 설명
- 고객의 발주 번호를 빠뜨려서 입금이 몇 주씩 밀리기
- 청구서 번호를 다시 쓰거나, 보낸 청구서를 고치기
- 첫 독촉 메일을 몇 주나 미루기
FAQ
견적서, 청구서, 영수증은 뭐가 다른가요?
견적서는 일을 시작하기 전에 제안하는 금액이에요. 청구서는 작업이나 중간 단계가 끝난 뒤 지급을 요청하는 문서고, 영수증은 돈을 받았다는 확인이에요. 세 문서에 같은 프로젝트 이름을 쓰면 짝 맞추기가 쉬워요.
보낸 청구서를 고쳐도 되나요?
고치지 않는 게 좋아요. 새 번호로 수정 청구서나 감액 청구서를 내고 어떤 청구서를 대신하는지 적어 주세요. 정확한 규칙은 나라마다 다르니 지역 규정을 확인하세요.
청구서에 서명이 꼭 필요한가요?
보통은 필요 없어요. 고객이 요청하면 PDF 서명으로 서명 그림을 넣을 수 있어요. 인증서 기반 전자서명이 필요하면 고객에게 어떤 방식을 받는지 물어보세요.
엑셀과 워드 템플릿 중 뭘 써야 하나요?
엑셀은 합계, 선금, 지급 기한을 대신 계산해 줘요. 워드는 아주 단순한 청구서를 직접 입력하고 싶을 때 좋아요. 둘 다 PDF로 내보낼 수 있어요. 템플릿 편집과 합치기는 인쇄용 템플릿 가이드에 더 자세히 있어요.
