入金が遅れる原因は、取引先が意地悪だからではないことがほとんどです。請求書が違う担当者に届いていた、支払期限があいまいだった、経理が処理に必要な発注番号が書かれていなかった。そんな小さな理由で止まってしまいます。わかりやすい請求書は、お金をかけずに早く入金してもらういちばんの近道です。
このガイドは、毎月いくつかの取引先に請求書を出すフリーランスや個人事業主、小さなお店の方に向けたものです。最後まで進めると、請求番号のルール、質問される前に答えが書いてある請求書、すぐに送れるPDF、入金がないときの丁寧な対応の流れがそろいます。
用意するもの
- 請求書のテンプレート。請求書テンプレート一覧からすべて見られます
- テンプレートに入力する表計算ソフトや文書作成ソフトと、その「PDFとして保存」「PDFにエクスポート」機能
- 合意した金額、取引先の請求先情報、もらっていれば発注番号
- 下で紹介するPDFツールを使うためのブラウザ(端末の中で動くので、ファイルはアップロードされません)
1. 請求のしかたに合ったテンプレートを選ぶ
- 時間単価と定額の仕事が混ざる場合: フリーランス 請求書 エクセルは、行ごとに日付・作業内容・時間・単価を入れ、前金と残金を自動で計算します。定額の仕事は時間の欄に1、単価に総額を入れれば合計が合います。日本語版には源泉徴収税額を自動で差し引く欄もあります。ご自身に当てはまるかどうかは、お住まいの地域のルールを確認してください。
- 時間単価で、開始時間が毎回ちがう場合: 時間単価 請求書(作業時間の記録付き)は、作業時間シートに開始・終了・休憩を記録すると、合計時間×時間単価が請求書に反映されます。
- 数式より直接入力したい場合: 請求書 テンプレート ワードは、登録番号、税率ごとの対象額と消費税、振込先の欄がそろったA4一枚の請求書です。Wordは表の合計を自動計算しないので、合計欄は品目を足してから記入してください。
自分の情報は一度だけ入力して、白紙のマスターとして保存しておきましょう。新しい請求書は毎回そのコピーから作ります。
2. 取引先の経理担当者が必要な情報をすべて入れる
請求書を承認するのは、一緒に仕事をした担当者とは別の人であることがよくあります。初めて見る人でもそのまま処理できるように書きましょう。きちんとした請求書には次の項目が入っています。
- 「請求書」という表題と、重複しない請求番号
- 発行日と支払期限(どちらも実際の日付で)
- 自分の氏名または屋号、住所、連絡先メールアドレス
- 取引先の会社名・屋号、請求先住所、担当者名
- 取引先から受け取った発注番号や参照番号
- 品目: 何をしたか、数量または時間、単価、金額
- 小計、税(該当する場合)、受け取り済みの前金、請求残高と通貨
- 支払方法: 振込先や決済リンク、振込時に入れてほしい参照番号
登録番号や決まった文言など、追加で必要な項目がある地域もあります。最初の請求書を送る前にお住まいの地域のルールを確認し、必要な欄をマスターに入れておきましょう。
例を見てみましょう。デザイナーがカフェのロゴ制作を請求するケースで、作業開始時に前金を受け取っています。
| 品目 | 数量 | 単価 | 金額 |
|---|---|---|---|
| ロゴリニューアル(定額) | 1 | 120,000 | 120,000 |
| メニューボードのデザイン | 3 | 15,000 | 45,000 |
| 2回までの修正を超えた追加修正(時間) | 3.5 | 6,000 | 21,000 |
| 小計 | 186,000 | ||
| 前金受領(2026年10月6日) | −60,000 | ||
| ご請求残高(円) | 126,000 |
3行目に注目してください。「2回までの修正を超えた」と書いておけば、「なぜ修正代がかかるの?」という質問が出る前に答えられます。「デザイン業務一式」のようなまとめ書きより、具体的な書き方のほうが承認も早くなります。
3. なくさないように請求番号をつける
年と通し番号を組み合わせます。2026-001、2026-002 … 2026-014。2026-014は「2026年の14件目の請求書」という意味です。どのフォルダでも順番どおりに並び、年末の整理や確定申告の準備がぐっと楽になります。
- 番号は使い回しません。取り消した請求書も番号は残して「無効」と書いておきます。
- 送った請求書は書き換えません。間違いがあったら新しい番号で訂正版や減額の請求書を出し、どの請求書の代わりかを取引先に伝えます(やり方は地域によって違うので、ルールを確認してください)。
- 請求書に書いた番号を、ファイル名にも同じように入れます。
4. 支払期限と支払条件をはっきり書く
支払条件は、取引先にいつまでに支払えばよいかを伝えるものです。日本では「月末締め翌月末払い」もよく使われますが、海外の取引先とは次のような書き方をよく見かけます。
- Due on receipt(受領後すぐ): 小さな単発の仕事に向いています。
- Net-14(発行日から14日以内): フリーランスには無理のない標準的な期限です。
- Net-30(発行日から30日以内): 月に一度まとめて支払う大きな会社でよく使われます。
条件の横には必ず実際の日付を書きましょう。例: 「発行日から14日以内(2026年11月18日まで)」。「14日以内」だけだと取引先が自分で数えることになり、メールを開いた日から数える人もいます。当サイトのエクセル請求書には、支払条件から支払期限を自動で入れるものもあるので、発行日を入れるだけで済みます。
条件は仕事を始める前に、できれば見積書の段階で合意しておきましょう。大きな案件なら着手前に前金(30〜50%がよくある目安です)を受け取り、上の例のように最終の請求書に一行で差し引きます。遅延損害金を取りたい場合は、事前に書面で合意し、その地域で認められているかも確認してください。
5. PDFで保存し、わかりやすい名前をつけて送る
編集できる元ファイルではなく、PDFで送りましょう。PDFはどの端末でも同じように表示され、うっかり書き換えられることもありません。
ファイル名は、相手のダウンロードフォルダに入っても何かわかるようにします。
請求書_2026-014_佐藤デザイン_ハーバーカフェ様.pdf
メールは短く、大事な情報は件名に入れます。
件名: 【請求書送付】2026-014 ハーバーカフェ様 ロゴ制作(お支払期限 11月18日)
ハーバーカフェ 山田様
いつもお世話になっております。佐藤デザインの佐藤です。 ロゴリニューアルとメニューボード制作の請求書(2026-014)をお送りします。前金を差し引いたご請求額は126,000円、お支払期限は2026年11月18日です。振込先は請求書の下部に記載しております。お振込の際は、依頼人名の前に「2026-014」とご入力いただけますと助かります。
このたびはありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。
取引先から聞いている請求書の送付先に送り、一緒に仕事をした担当者をCCに入れます。誰が請求書を処理するのかわからないときは、遅れてからではなく、送る前に聞いておきましょう。
6. 署名、作業時間表の添付、入金後の領収書
署名. ほとんどの請求書に署名は必要ありませんが、求める取引先や代理店もあります。PDF 署名なら、マウスや指でサインを書くか、名前を手書き風の書体で入力して、ページに配置できます。サインの画像を貼る仕組みなので、電子証明書を使った電子署名ではありません。
作業時間表などの添付書類. 時間単価の仕事なら、作業時間の記録も添えましょう。作業時間シートやタイムシートをPDFで保存し、PDF 結合で請求書と1つにまとめます。順番は請求書を先頭にします。スキャンした経費のレシートまで入れてメールで送れないほど重くなったら、PDF 圧縮で軽くできます。圧縮するとページが画像になるので、元のファイルも保管しておいてください。
入金を確認したら. 取引先が支払いの証明を求めたら、領収書 テンプレート エクセルで領収書を送りましょう。日本語版は税率ごとの金額から消費税額と合計を自動計算し、但し書きや収入印紙の欄もあります。または請求書のコピーを作り、PDF 透かし 追加で「入金済 2026.11.15」と入れて送る方法もあります。透かしのない元の請求書は自分の記録用に残しておきましょう。
7. 入金が遅れたら丁寧に催促する
請求書を送った日に、支払期限をカレンダーに入れておきましょう。期限を過ぎたら、決まった順番で連絡します。
- 期限の翌日: 軽い確認のメール(下の例)。ほとんどはここで解決します。
- 7日過ぎ: 同じメールのスレッドに返信して、承認が止まっている理由がないか尋ねます。短い電話を提案するのもよい方法です。
- 14〜30日過ぎ: 合意した支払条件にふれて、少しはっきりと伝えます。入金されるまで、新しい仕事は止めておきましょう。
件名: 【ご確認のお願い】請求書 2026-014(お支払期限 11月18日)
ハーバーカフェ 山田様
お世話になっております。佐藤デザインの佐藤です。 請求書2026-014(126,000円)のお支払期限が昨日でしたので、念のためご連絡いたしました。行き違いでしたら申し訳ありません。請求書を再度添付いたしますので、お支払予定日をお知らせいただけますでしょうか。発注番号など、処理に必要なものがございましたらお申し付けください。
よろしくお願いいたします。
催促のメールにも毎回PDFを添付し、正確な金額と番号を書きましょう。受け取った人がそのまま支払担当者へ転送できます。
よくある失敗
- 実際の日付を書かずに「30日以内」だけ書く
- PDFではなく編集できるファイルを送る
- 「10月分作業一式」のようなあいまいな品目
- 取引先の発注番号を書き忘れて、入金が何週間も遅れる
- 請求番号を使い回す、送った請求書を書き換える
- 最初の催促を何週間も先延ばしにする
FAQ
見積書・請求書・領収書は何が違いますか?
見積書は仕事を始める前に提示する金額です。請求書は仕事や区切りの作業が終わったあとに支払いをお願いする書類で、領収書はお金を受け取ったことの証明です。3つに同じ案件名を入れておくと、あとで照らし合わせやすくなります。
送った請求書を修正してもいいですか?
書き換えないほうが安全です。新しい番号で訂正版や減額の請求書を出し、どの請求書の代わりかを書きましょう。細かいルールは国や地域によって違うので確認してください。
請求書に署名や印鑑は必要ですか?
多くの場合は不要です。取引先に求められたら、PDF 署名でサインの画像を入れられます。電子証明書を使った電子署名が必要な場合は、取引先にどの方式なら受け付けるか確認してください。
エクセルとワード、どちらのテンプレートがいいですか?
エクセルは合計・前金・支払期限を自動で計算してくれます。ワードは、とてもシンプルな請求書を直接入力したいときに向いています。どちらもPDFで書き出せます。テンプレートの編集や結合については、印刷用テンプレートのガイドで詳しく紹介しています。
