Die meisten verspäteten Zahlungen haben nichts mit schwierigen Kunden zu tun. Die Rechnung ist im falschen Postfach gelandet, hatte kein klares Fälligkeitsdatum, oder es fehlte die Bestellnummer, die die Buchhaltung braucht. Eine klare Rechnung ist der günstigste Weg, schneller an Ihr Geld zu kommen.
Diese Anleitung ist für Freiberufler, Selbstständige und kleine Betriebe, die jeden Monat ein paar Kunden eine Rechnung stellen. Am Ende haben Sie ein Nummernsystem, eine Rechnung, die jede Frage vorab beantwortet, ein versandfertiges PDF und einen freundlichen Plan für den Fall, dass das Geld nicht kommt.
Das brauchen Sie
- Eine Rechnungsvorlage. Alle finden Sie auf der Seite mit Rechnungsvorlagen
- Eine Tabellenkalkulation oder Textverarbeitung zum Ausfüllen, mit der Funktion „Als PDF speichern“ oder „Als PDF exportieren“
- Den vereinbarten Preis, die Rechnungsdaten des Kunden und gegebenenfalls seine Bestellnummer
- Einen Browser für die PDF-Werkzeuge unten (sie laufen auf Ihrem Gerät, ohne Upload)
1. Wählen Sie eine Vorlage, die zu Ihrer Abrechnung passt
- Stundenweise und pauschal gemischt: Die Rechnungsvorlage für Freiberufler erfasst pro Zeile Datum, Tätigkeit, Stunden und Satz und rechnet Summen und Fälligkeitsdatum automatisch aus. Bei einer Pauschale tragen Sie 1 bei den Stunden und den Gesamtpreis als Satz ein. Die deutsche Fassung bietet per Klick den Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG oder sonst die Umsatzsteuer mit 19 % bzw. 7 %. Ob und was davon für Sie gilt, prüfen Sie bitte anhand der Regeln vor Ort.
- Stundenweise mit wechselnden Zeiten: Die Rechnung nach Stunden mit Stundennachweis hat ein eigenes Blatt, in das Sie Beginn, Ende und Pause eintragen. Die Stunden fließen im 15-Minuten-Takt automatisch in die Rechnung.
- Lieber tippen als Formeln: Die Rechnungsvorlage für Word ist ein einseitiges Dokument mit Absenderzeile, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Fälligkeit, Netto, Umsatzsteuer und Bankverbindung. Word rechnet die Tabelle nicht selbst zusammen, addieren Sie also die Positionen, bevor Sie das Summenfeld ausfüllen.
Tragen Sie Ihre eigenen Angaben einmal ein und speichern Sie eine leere Mastervorlage. Jede neue Rechnung beginnt als Kopie davon.
2. Alles hineinschreiben, was die Buchhaltung des Kunden braucht
Wer Ihre Rechnung freigibt, ist oft nicht die Person, mit der Sie gearbeitet haben. Schreiben Sie sie also so, dass ein Fremder sie bezahlen kann. Eine vollständige Rechnung enthält:
- Das Wort „Rechnung“ und eine eindeutige Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum als echte Kalenderdaten
- Ihren Namen oder Firmennamen, Ihre Anschrift und eine Kontakt-E-Mail
- Firmenname und Rechnungsanschrift des Kunden sowie eine Ansprechperson
- Seine Bestell- oder Referenznummer, falls vorhanden
- Positionen: was Sie geleistet haben, Menge oder Stunden, Satz und Betrag
- Zwischensumme, gegebenenfalls Steuer, bereits erhaltene Anzahlung und offenen Betrag mit Währung
- Zahlungsweg: Bankverbindung oder Zahlungslink und den Verwendungszweck
Je nach Ort sind weitere Angaben Pflicht, etwa eine Steuernummer, eine Registernummer oder bestimmte Hinweise. Prüfen Sie die Regeln vor Ort, bevor Sie Ihre erste Rechnung verschicken, und ergänzen Sie diese Felder in Ihrer Mastervorlage.
Ein Beispiel: Eine Designerin stellt einem Café ein Logoprojekt in Rechnung, die Anzahlung kam zu Projektbeginn.
| Position | Menge | Satz | Betrag |
|---|---|---|---|
| Logo-Überarbeitung (Pauschale) | 1 | 1.200,00 | 1.200,00 |
| Gestaltung Menütafeln | 3 | 150,00 | 450,00 |
| Zusätzliche Korrekturen über 2 inklusive Runden hinaus (Std.) | 3,5 | 60,00 | 210,00 |
| Zwischensumme | 1.860,00 | ||
| Anzahlung erhalten am 6. Okt. 2026 | −600,00 | ||
| Offener Betrag (EUR) | 1.260,00 |
Die dritte Zeile beantwortet die Frage „Warum zahle ich für Korrekturen?“, bevor sie jemand stellt. Konkrete Beschreibungen werden schneller freigegeben als ein pauschales „Designleistungen“.
3. Rechnungen so nummerieren, dass nichts verloren geht
Nehmen Sie das Jahr plus eine fortlaufende Nummer: 2026-001, 2026-002 … 2026-014. Die 2026-014 ist Ihre vierzehnte Rechnung im Jahr 2026. Sie sortiert sich in jedem Ordner richtig ein und erleichtert die Buchhaltung zum Jahresende.
- Vergeben Sie eine Nummer nie zweimal, auch nicht bei einer stornierten Rechnung. Behalten Sie sie und markieren Sie sie als „Storniert“.
- Ändern Sie keine Rechnung, die schon verschickt ist. War etwas falsch, stellen Sie eine Korrektur- oder Stornorechnung mit neuer Nummer aus (wie das geht, hängt vom Ort ab, prüfen Sie also die Regeln vor Ort) und teilen Sie dem Kunden mit, welche Rechnung sie ersetzt.
- Verwenden Sie dieselbe Nummer auf der Rechnung und im Dateinamen.
4. Klare Fälligkeitsdaten und Zahlungsbedingungen festlegen
Die Zahlungsbedingungen sagen dem Kunden, wie viel Zeit er zum Zahlen hat. Bei internationalen Kunden begegnen Ihnen diese englischen Begriffe:
- Due on receipt (sofort fällig): zahlbar sofort. Gut für kleine Einzelaufträge.
- Net-14 (14 Tage netto): fällig 14 Tage nach Rechnungsdatum. Ein sinnvoller Standard für Freiberufler.
- Net-30 (30 Tage netto): fällig nach 30 Tagen. Üblich bei größeren Firmen, die einmal im Monat gesammelt zahlen.
Schreiben Sie immer das konkrete Datum neben die Bedingung, zum Beispiel „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen, bis 18. November 2026“. Steht nur „14 Tage“ da, muss der Kunde selbst zählen, manchmal ab dem Tag, an dem er die E-Mail geöffnet hat. Einige unserer Excel-Rechnungen tragen das Fälligkeitsdatum aus den Bedingungen automatisch ein, Sie geben nur das Rechnungsdatum ein.
Vereinbaren Sie die Bedingungen vorab, am besten schon im Angebot. Bei größeren Projekten bitten Sie vor dem Start um eine Anzahlung (30–50 % sind üblich) und weisen sie wie im Beispiel als eigene Zeile auf der Schlussrechnung aus. Wenn Sie Verzugszinsen oder Mahngebühren berechnen möchten, vereinbaren Sie das vorher schriftlich und prüfen Sie, ob es dort erlaubt ist, wo Sie arbeiten.
5. Als PDF exportieren, gut benennen und verschicken
Schicken Sie ein PDF, nie die bearbeitbare Datei. Ein PDF sieht überall gleich aus und lässt sich nicht versehentlich ändern.
Benennen Sie die Datei so, dass sie auch im Download-Ordner eines anderen verständlich ist:
Rechnung_2026-014_MinaChoDesign_HafenCafe.pdf
Schreiben Sie dann eine kurze E-Mail mit den wichtigsten Angaben im Betreff:
Betreff: Rechnung 2026-014 – Logoprojekt Hafen-Café – fällig am 18.11.2026
Hallo Herr Weber,
anbei erhalten Sie die Rechnung 2026-014 für die Logo-Überarbeitung und die Menütafeln. Der offene Betrag nach Ihrer Anzahlung beträgt 1.260,00 € und ist bis zum 18. November 2026 fällig. Die Bankverbindung steht unten auf der Rechnung; bitte geben Sie 2026-014 als Verwendungszweck an.
Vielen Dank, es hat mir große Freude gemacht, an diesem Projekt zu arbeiten.
Viele Grüße Mina Cho
Senden Sie die Rechnung an die Rechnungsadresse des Kunden und setzen Sie Ihre Projektkontaktperson in CC. Sie wissen nicht, wer Rechnungen bezahlt? Fragen Sie vor dem Versand nach, nicht erst, wenn die Zahlung überfällig ist.
6. Unterschreiben, Stundennachweis anhängen und nach Zahlung quittieren
Unterschrift. Die meisten Rechnungen brauchen keine Unterschrift, manche Kunden und Agenturen verlangen aber eine. Mit PDF unterschreiben zeichnen Sie Ihre Unterschrift oder tippen Ihren Namen in einer Handschrift und setzen sie auf die Seite. Dabei wird ein Bild Ihrer Unterschrift eingefügt, keine zertifikatsbasierte digitale Signatur.
Stundennachweise und Anlagen. Bei Stundenabrechnung legen Sie einen Nachweis der Stunden bei. Exportieren Sie Ihren Stundennachweis als PDF und fügen Sie ihn mit PDF zusammenfügen an die Rechnung an, die Rechnung zuerst. Wird die Datei mit eingescannten Belegen zu groß für eine E-Mail, verkleinert PDF komprimieren sie. Komprimierte Seiten werden zu Bildern, bewahren Sie also auch das Original auf.
Wenn das Geld da ist. Möchte der Kunde einen Zahlungsnachweis, schicken Sie eine Quittung mit der Quittungsvorlage für Excel: Nettobetrag eingeben, Steuersatz wählen, und Steuer und Gesamtbetrag werden berechnet, mit Betrag in Worten, Zahlungsart und Unterschriftszeile. Oder Sie stempeln auf eine Kopie der Rechnung „BEZAHLT am 15.11.2026“ mit Wasserzeichen in PDF einfügen. Das ungestempelte Original behalten Sie für Ihre Unterlagen.
7. Höflich an überfällige Zahlungen erinnern
Tragen Sie das Fälligkeitsdatum am Versandtag in Ihren Kalender ein. Verstreicht es, haken Sie in einem festen Rhythmus nach:
- 1 Tag überfällig: eine freundliche Zahlungserinnerung (unten). Damit erledigt sich das meiste.
- 7 Tage überfällig: Antworten Sie im selben E-Mail-Verlauf und fragen Sie, ob etwas die Freigabe aufhält. Schlagen Sie ein kurzes Telefonat vor.
- 14–30 Tage überfällig: eine bestimmtere Nachricht mit Verweis auf die vereinbarten Bedingungen. Pausieren Sie neue Aufträge, bis die Rechnung bezahlt ist.
Betreff: Zahlungserinnerung: Rechnung 2026-014, fällig am 18.11.
Hallo Herr Weber,
ich möchte Sie kurz daran erinnern, dass die Rechnung 2026-014 über 1.260,00 € gestern fällig war. Ich hänge sie noch einmal an, falls sie untergegangen ist. Könnten Sie mir sagen, wann die Zahlung geplant ist, oder ob Sie für die Bearbeitung noch etwas von mir brauchen, etwa eine Bestellnummer?
Vielen Dank und viele Grüße Mina Cho
Hängen Sie immer das PDF an und nennen Sie Betrag und Nummer genau. So kann die Erinnerung direkt an die zahlende Stelle weitergeleitet werden.
Häufige Fehler
- „30 Tage“ schreiben, ohne das konkrete Fälligkeitsdatum
- Die bearbeitbare Datei statt eines PDFs verschicken
- Vage Positionen wie „Arbeiten im Oktober“
- Die Bestellnummer des Kunden vergessen, was die Zahlung um Wochen verzögern kann
- Eine Rechnungsnummer doppelt vergeben oder eine verschickte Rechnung ändern
- Wochenlang mit der ersten Erinnerung warten
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Angebot, Rechnung und Quittung?
Das Angebot ist Ihr vorgeschlagener Preis vor Arbeitsbeginn. Die Rechnung fordert die Zahlung an, wenn die Arbeit oder ein Abschnitt fertig ist. Die Quittung bestätigt, dass Sie bezahlt wurden. Verwenden Sie auf allen dreien denselben Projektnamen.
Darf ich eine Rechnung nach dem Versand ändern?
Besser nicht. Stellen Sie eine Korrektur- oder Stornorechnung mit neuer Nummer aus und vermerken Sie, welche Rechnung sie ersetzt. Die genauen Regeln unterscheiden sich von Land zu Land, prüfen Sie also die Vorgaben vor Ort.
Muss ich meine Rechnungen unterschreiben?
Meistens nicht. Wenn ein Kunde darum bittet, setzt PDF unterschreiben ein Bild Ihrer Unterschrift auf die Seite. Braucht er eine zertifikatsbasierte digitale Signatur, fragen Sie, welches Format er akzeptiert.
Soll ich die Excel- oder die Word-Vorlage nehmen?
Excel rechnet Summen, Anzahlung und Fälligkeit für Sie aus. Word passt zu sehr einfachen Rechnungen, die Sie lieber direkt tippen. Beide lassen sich als PDF exportieren. Mehr zum Bearbeiten und Zusammenfügen von Vorlagen finden Sie in der Anleitung zu Druckvorlagen.
